אישור חשבוניות ספקים ונותני שירות
ישנם שתי סוגי חשבוניות
1. חשבוניות ספקי סחורות ומוצרים
ראשית נקלוט את החשבוניות על מנת שיבוא לידי ביטוי בכרטסת ונוכל לקזז תשומות במע"מ. סכום מאושר לתשלום נקבע ע"י בדיקת חשבוניות מול הזמנות ות.מ.
2. חשבוניות נותני שירות
לפני קבלת חשבונית מנותן שירות ניתן להיכנס לחוזה של ו ולאשר לו חשבון שישלח אליו במייל על מנת שנותן השירות יפיק חשבונית על פי סכום שאישרתם.
בדיקת חשבוניות של ספקי סחורות ומוצרים
בעת בדיקת חשבוניות נהנים משליטה הן במחירי סחורות והן בכמות המגיעה בפועל. חשבוניות נבדקות מול הזמנות מוצרים הכוללות מחיר הזמנה לכל פריט. בנוסף העובדים המקבלים את הסחורות, מדווחים ומצלמים ת.מ. דבר המאפשר לבדוק חשבונית גם לפי כמות שהגיעה וגם לפי מחיר שהזמנו.
לדוגמה, אם שלחתם הזמנה ובה פריט מתומחר ב 100 ש"ח אתם אמורים לשלם רק 100 ש"ח למרות שבחשבונית הספק חייב אתכם 120 ש"ח. במקרה זה תהיו צודקים גם משפטית וגם עסקית כיוון שלספק ישנן שתי ברירות בעת קבלת ההזמנה:
1. להסכים ולספק לפי המחיר הרשום בהזמנה
2. ליצור קשר ולעדכן שהמחיר השתנה - הדבר יאפשר לכם לשקול את החלטתכם ולחפש אולי חלופות אחרות.
סכום חשבונית וסכום מאושר לתשלום
במערכת שלנו אתם מחליטים מהו סכום מאושר לתשלום בכל חשבונית. סכום לתשלום נקבע לאחר בדיקת חשבונית במערכת מול הזמנות רכש או חוזה של נותן שירות. לאחר שנקבע סכום מאושר ניתן לבצע עד שתי חתימות על ידי מנהלים שונים.
לאחר שהחשבונית נחתמה על ידי מורשים, לא ניתן לשנות את סכום המאושר אלא אם מבטלים את החתימות דבר המצריך הרשאה נוספת.
מרגע חתימה על חשבוניות הן יופיעו במסך ייעודי למנהל חשבונות לצורך ביצוע תשלום. חשבוניות ששולמו או לא נחתמו לא יופיעו במסך זה. מפיק התשלום אינו יכול לשלם יותר מסכום המאושר לתשלום.
סוגי תשלומים:
מזומן - שיק - העברה בנקאית - כרטיס אשראי
בדיקת חשבוניות נותני שירות
ניתן לבדוק ולאשר חשבונית של נותן שירות בשני דרכים:
1. במסך אישור חשבונות, מאשרים חשבון לנותני שירות על פי חוזה שקלטנו. אישר חשבונות לנותני שירות מבצע מעקב מצטבר של כמות וכסף לאורך תקופות ומאפשר הפקת חשבונות מעוצבים למייל של נותן השירות.
2. אם לא הזנו חוזה של נותן שירות, פשוט מאשרים באופן ידני את החשבונית תוך ציון סכום מאושר לתשלום.