אפשרויות הפקת הזמנה
שכפול הזמנות
כאשר אנו מעוניינים לחסוך זמן ניתן לשכפל הזמנה קיימת תוך ביצוע שינויים בפרטי הזמנה ובטבלת מוצרים.
השכפול פותח לעריכה הזמנה קיימת ומאפשר להפיק אותה לאחר שינויים כהזמנה חדשה.
תיקון הזמנות
לאחר שליחת הזמנה אנו יכולים לבצע עדכון ושינוי כל פרטי הזמנה ולשלוח אותה שוב עם מספר הזמנה זהה לספק.
הספק מקבל את ההזמנה עם כיתוב "תיקון הזמנה מס'... " זה מונה מספק בלבול והספקה כפולה.
הפקת הזמנות רכש
הפקת הזמנת רכש מתבצעת ע"י מילוי טופס הזמנה הכולל מספר פרטים:
1. בחירת ספק - המייל והפקס ישלפו אוטומטית
2. בחירת פרויקט או לחילופין מיקום הספקה
3. מילוי טבלת פריטים להזמנה בהקלדה חופשית או כבחירה מקטלוג
4. צירוף קובץ שילח עם ההזמנה במייל
5. רישום פרטים נוספים להזמנה
לאחר הפקה ההזמנה תשלח למפקס ומייל שצוינו ל ספק. באם כרטיס ספק לא כולל נתוני מייל או פקס ניתן לרשום אותם בהזמנה והם ישמרו לפעמים הבאות בכרטיס הספק.
פעולות שניתן לבצע עם ההזמנות
חתימה על הזמנה לפני הפקתה
מערכת הזמנות מאפשרת יצירת תהליכים לאישור הזמנה לפני הפקתה. למשל עובד ראשון יכול לשמור הזמנה לטיוטה, העובד השני יכול לראות את הטיוטות הנמצאות לאישורו תוך יכולת עריכה שלהם.
העובד השני חותם על הזמנות שהוא מאשר ורק לאחר מכן עובד נוסף יכול להתחיל לפיק את ההזמנות החתומות בלבד לספקים.
ציון פרויקט או מיקום הספקה לכל הזמנה
בכל הזמנה חייבים לציין פרויקט שכולל מיקום או לחילופין ניתן לציין רק מיקום. ציון מיקום נעשה באמצעות מפות גוגל.
שמירת הזמנות לטיוטה
לא פעם אנו נתקלים בבעיה כאשר יש צורך לשלוח הזמנה אבל עדיין מחכים לתשובות לגבי כמויות או מחירים.
הפתרון לכך נמצא ב שמירת הזמנות כטיוטה, פעולה שעוזרת לנו לשמור פרטי הזמנה ללא הפקתה לספק.
שמירת הזמנה לטיוטה מאפשרת עריכה ועדכון עד לקבלת החלטה על הפקתה והפיכתה להזמנה סופית שתשלח לספק.
לבחירתכם, הזמנת טיוטה יכולה להיות מופקת לספק עם כותרת " הזמנת טיוטה" וזאת כ בקשת מחיר לפריטים שבהזמנה.
הפקת הזמנה בפקס ומייל
כל ההזמנות מופקות לפקס או למייל של ספק כמסמך דיגיטלי.
צי רוף קובץ להזמנה
בכל הפקת הזמנה ניתן לצרף קובץ אחד שישלח במייל יחד עם ההזמנה.