קליטת מוצרים לקטלוג רכש מתבצעת בשני דרכים:
2.קליטת פריטים חדשים ומחיריהם מאקסל
ניתן בקלות לקלוט אקסל אם אלפי פריטים ומחיריהם לקטלוג רכש. השיטה מאפשרת לבקש מספקים רבים את כל הקטלוג שלהם ולקלוט אותו עם המחירים וההנחות לתוך המערכת.
אופן קליטה:
1. קליטת מוצרים של ספק מאקסל תרשום מחיריהם לכל פריט.
2. קליטת מוצרים ללא ציון ספק למילוי קטלוג באופן כללי.
לאחר העלאת קובץ אקסל עם פריטים שאנו רוצים לקלוט, המערכת תציג לנו אותם לבדיקה ועריכה לפני הקליטה הסופית. פריטים הקיימים במערכת יזוהו ולא יקלטו שוב.
אם אנו קולטים אקסל עם מחירים לספק המערכת תזהה את הפריטים הקיימים בקטלוג ורק תעדכן את המחיר. בצורה כזאת ניתן לעדכן בקלות את המחירים של ספק.
1. למידע עצמית מתוך הזמנות
במהלך הפקת הזמנות רכש רושמים את המוצרים הנדרשים בהקלדה חופשית והמערכת מכניסה את המוצרים החדשים ומחיריהם לקטלוג רכש. אין יותר צורך להקים פריטים לפני הזמנה, העבודה זורמת והקטלוג מתמלא במוצרים חדשים. לאחר מספר שבועות של שימוש בהזמנות הקטלוג יכלול את רוב המוצרים שאתם צורכים.
לאחר מילוי קטלוג במוצרים ומחיריהם, המערכת תקפיץ מוצרים קיימים בעת הקלדתם בהזמנה ותעדכן את המחיר לפי ספק שנבחר.
המערכת בודקת כל פריט מוקלד מול הקטלוג הקיים עפ"י שתי נתונים:
1. שם הפריט
2. יחידות מדידה
לאחר זיהוי פריט המערכת יודעת שזה פריטו קיים בקטלוג ולכן כל הרכש המתבצע ישויך אליו.
פעולות נוספות שניתן לבצע בקטלוג רכש
מחיקת פריט
לאחר שהפריט הוקם בקטלוג רכש לא ניתן למחוק אותו. ישנם כמה אפשרויות אחרות:
1. שינוי או תיקון שם הפריט אם יש צורך בכך.
2. הפיכת פריט לפריט ל לא פעיל - האמור לא יאפשר לראות את הפריט בעת בחירת מוצרים במסך הזמנות. הכוונה בפעולה של הפיכת פריט ל לא פעיל היא לבודד אותו ולהעלים אותו בכל שליפת מוצרים במסכים של מערכת רכש.
העברתו של פריט למצב לא פעיל עדיין תשמור את כל ההיסטוריה של רכש לפריט.
תמיד אפשר להחזיר את הפריט הלא פעיל למצב פעיל.
מיזוג מוצרים ונתוניהם
רישום פריט חדש בהזמנה תוך שינוי קל בשמו תקים אותו כפריט חדש למרות שאולי יש לנו מוצר כזה רק בשם קצת אחר.
את הבעיה הזו אנו פותרים בצורה קלה וידידותית. המערכת מאפשרת למזג פריטים רבים עם שמות שונים לתוך פריט אחד תוך הגדרת השם הראשי שלו. לאחר מיזוג כל השמות של פריטים שמוזגו נרשמים כשמות נוספים לפריט. באופן הזה לא משנה אם פעם הבא תרשמו את השם בצורה לא נכונה עדיין המערכת תזהה את הפריט הנדרש ותציג שם פריט ראשי שנקבע יחד עם שמות נוספים.
מיזוג פריטים מבצע גם מיזוג של כל נתוני רכש ומחיריהם של פריטים הממוזגים.
נתוני פריט בקטלוג רכש
לכל פריט במערכת רכש ישנן מספר נתונים נוספים שניתן להזין:
1. אורך, רוחב, גובה ומשקל
2. תאריך יצירה והמשתמש היוצר
3. מספר פריט או בשמו היותר מוכר - מק"ט
4. תמונה
5. מחיר כללי \ אחרון
6. קטגוריה אליה שייך הפריט
הקמת קטגוריות לסוגי מוצרים שונים
על מנת לעשות סדר בקטלוג רכש מבחינה ויזואלית באפשרותנו להקים קטגוריות אליהם נמיין את המוצרים שלנו. ניתן להעביר בקלות מוצרים מקטגוריה לקטגוריה אחרת.
מחיר כללי לבקרה
לכל פריט שאנו מזמינים מתעדכן מחיר אחרון שהוא המחיר הכללי לפריט. האמור מאפשר בקרה כיוון שאם אנחנו נבוא ונזמין אותו פריט בפעם נוסף מספק אחר במחיר שונה המערכת תקפיץ הודעה שהמחיר האחרון היה שונה.
צירוף תמונה לכל פריט
לכל פריט בקטלוג רכש ניתן לעלות תמונה. בכל עת ניתן להוריד את התמונה למחשב ולצף אותה למשל להזמנה שנשלחת על מנת לדייק לספק את רצוננו.
דוח רכש לפריט
לכל פריט בקטלוג רכש נצבר מידע. לחיצה על כל פריט מראה בחלונית למטה את נתוני רכש שלו הכוללים: פרויקטים, מחירים, ספקים, תאריכים ומחירונים לכל ספק בנפרד. ככה אנו תמיד יודעים לאיפה הוזמן הפריט, באיזה כמויות ובאיזה מחירים.